Способы экспорта общего почтового ящика в PST

Общий почтовый ящик — это функция Microsoft Exchange, которая позволяет нескольким пользователям из одной компании получать доступ к одной и той же электронной почте. Команды, группы и офисы используют общие почтовые ящики для обмена информацией и улучшения email-коммуникации. Учитывая объём данных в общем почтовом ящике, всегда возникает необходимость создавать резервные копии и сохранять эти данные где-либо.

Вот почему вам следует экспортировать общие почтовые ящики в PST-файлы. Это крайне важно. Кроме того, существует множество причин для экспорта общего почтового ящика Office 365 в PST, которые будут рассмотрены ниже.

Когда вы пытаетесь экспортировать общие почтовые ящики в PST, вы должны осознавать важность резервного копирования данных. Присоединяйтесь к нам, чтобы отметить Всемирный день резервного копирования. Давайте дадим обещание и сделаем резервное копирование данных регулярной частью вашего дня.

Почему удобно экспортировать общий почтовый ящик в PST?

Существует несколько причин, по которым вы можете захотеть экспортировать общие почтовые ящики в PST-файлы. Вот некоторые из них:

Существует ещё множество причин, по которым кто-то захочет экспортировать общие почтовые ящики в PST в Outlook или Office 365. Какими бы ни были ваши причины, ниже вы найдёте соответствующее руководство. Также рекомендуется регулярно создавать резервные копии PST-файлов Outlook после экспорта почтовых ящиков в PST, так как это позволит хранить файлы в офлайн-режиме и обеспечит дополнительную безопасность и защиту.

Если у вас ещё нет общего почтового ящика, вы будете рады узнать, что его создание — довольно простая задача. Тем не менее, если у вас возникают трудности, существует удобное руководство по созданию общего почтового ящика. Если вы будете следовать шагам, у вас быстро появится общий почтовый ящик.

Четыре метода экспорта общего почтового ящика в PST

Существует несколько методов экспорта общих почтовых ящиков в PST в Office 365. Каждый из этих методов имеет свои преимущества и недостатки. Некоторые требуют множества шагов, но являются визуальными, тогда как другие текстовые и требуют знания команд. Поэтому следует выбирать методы соответствующим образом.

Метод 1: Экспорт общего почтового ящика Office 365 в PST с помощью менеджера eDiscovery

В этом руководстве сначала будет рассмотрено использование инструмента экспорта eDiscovery для экспорта общих почтовых ящиков Office 365 в PST. Это может показаться сложным, но если вы будете следовать шагам, всё получится. Вам необходимо:

На этом метод eDiscovery Manager завершён. Если вы выполнили все описанные выше шаги, экспорт общего почтового ящика в PST в Office 365 должен был пройти успешно.

Метод 2: Экспорт общего почтового ящика Office 365 в PST с помощью PowerShell

Вы также можете экспортировать общий почтовый ящик Office 365 в PST с помощью PowerShell. Этот метод может быть непростым, но, следуя инструкциям, вы справитесь. Вот как это сделать с помощью командной консоли Exchange Management Shell:

Хотя этот метод кажется сложным, вы быстро поймёте, что делает каждый параметр, если внимательно изучите команды. С помощью командной консоли Exchange Management Shell можно эффективно экспортировать общие почтовые ящики в PST.

Метод 3: Экспорт общего почтового ящика в PST с помощью Exchange Admin Center

Экспорт почтовых ящиков с помощью Exchange Admin Center (EAC) требует создания общего расположения и наличия соответствующих разрешений. Вот как экспортировать общий почтовый ящик с помощью EAC:

На этом экспорт общих почтовых ящиков в PST-файлы через EAC завершён.

Метод 4: Экспорт общего почтового ящика в PST с помощью Outlook

Наконец, мы переходим к четвёртому и последнему методу в этом руководстве, который предполагает использование Microsoft Outlook для экспорта общих почтовых ящиков в PST.

Совет от профессионала: общий почтовый ящик не отображается?

Если ваш общий почтовый ящик не отображается в Outlook автоматически, возможно, отключено «Автоотображение». Вы можете добавить его вручную, перейдя в Файл > Параметры учётной записи > Дополнительные параметры > Дополнительно > Добавить. Кроме того, убедитесь, что администратор предоставил вам разрешения полного доступа, что обычно приводит к появлению почтового ящика после перезапуска клиента Outlook.

Вот и всё, что нужно сделать в Outlook. Просто и удобно.

Важно: работа с большими PST-файлами

По умолчанию размер PST-файлов Outlook ограничен 50 ГБ. Если ваш общий почтовый ящик превышает этот предел, экспорт может завершиться ошибкой или итоговый файл может оказаться повреждённым. Чтобы избежать этого, используйте фильтр содержимого ContentFilter в PowerShell (описанный в методе 2) для экспорта данных по годам (например, 2024, 2025) или убедитесь, что используете последнюю версию Outlook 365, которая более эффективно работает с большими файлами данных.

Заключение

Экспорт общих почтовых ящиков в PST-файлы — процесс, который многие частные лица и компании используют по разным причинам. Будь то соблюдение требований законодательства, переход на новый компьютер или в новый офис, обеспечение автономного доступа или создание резервной копии — вам следует регулярно экспортировать данные общего почтового ящика в PST.

К счастью, существует несколько способов сделать это. Вы можете использовать eDiscovery Manager, командную консоль Exchange Management Shell, Exchange Admin Center или Outlook. Каким бы способом вы ни воспользовались, регулярно создавайте резервные копии PST-файлов Outlook, чтобы не потерять важные данные.